Acompañamos inventarios desde hace bastante tiempo como para reconocer los desfases antes de contarlos. Estos son los cinco que aparecen en todas partes.
1. La salida «lo devuelvo enseguida»
Un artículo sale del depósito para un cliente, una prueba, una reparación. Nadie lo registra, porque «vuelve». Una salida no registrada es una salida definitiva en las cifras. Crea un motivo de salida préstamo y regístralo: se salda en un clic al volver.
2. Dos unidades para el mismo producto
La caja en el proveedor, la unidad en la venta. Si la conversión no está declarada, cada recepción falsea el conteo. Declara la unidad de compra, la de venta y el coeficiente de una vez.
3. La rotura nunca registrada
Se cae una botella, se rompe un saco. Se barre, no se registra. A fin de año, el desfase se llama «robo» cuando se llamaba «rotura». Un motivo de ajuste dedicado cuesta diez segundos y salva una reputación.
4. La devolución puesta directamente en el estante
El artículo vuelve, está bien, regresa al estante sin pasar por una entrada. El inventario físico sube, el teórico no. Pasa siempre por una operación de devolución.
5. El inventario hecho una vez al año
Un inventario anual revela un desfase, pero nunca su causa. El inventario rotativo — unas familias de artículos cada semana — encuentra el desfase mientras todavía se recuerda lo que pasó.
Dónde ayuda ZOUTI
ZOUTI Stòk guarda un rastro con fecha, hora y nombre de cada movimiento, ofrece motivos de ajuste configurables y planifica el inventario rotativo. No sustituye a la disciplina: hace visible la indisciplina.